Paso 4: Ciclos PHEA

Paso 4: 
Ciclos PHEA

4.1 Ciclo PHEA 1: Tiempos Transferencia/Confirmación pago pedido

- Causa: Atrasos por diferencia de hora y por horarios de atención del banco.

- Solución propuesta:

• Cambiar los términos de Pago con el proveedor en China.
• Estrechar las relaciones personales (confianza) con el proveedor en China.

- Resultados de las acciones y aprendizaje: Mejorar de una manera radical la relación con el proveedor en China fue fundamental para lograr la implementación de las soluciones propuestas; ésto nos permitió negociar nuevos términos de pago, en donde la mejora de las condiciones dejaban en claro que el beneficiado siempre sería el proveedor.  Por lo general, cuando ya se han tenido varios años de relación comercial, el cliente siempre busca lograr una línea de crédito con el proveedor, nuestra propuesta lejos de buscar crédito, planteó pagar por adelantado la totalidad (100%) del pedido, dejando a un lado los términos con los que habíamos estado trabajando que consistían en pagar por adelantado un 40% del pedido y ya cuando el pedido era embarcado el 60% restante.

Con el cambio de los términos de pago, y el trabajo que se ha estado haciendo para estrechar cada vez más las relaciones con el proveedor, nos valieron para que el tiempo que tomaba para la transferencia y confirmación de pago del pedido que promediaba 3.52 días bajara a solamente 1 día, es decir, antes del cambio al tener definida la cotización final, era necesario hacer la transferencia de dinero y cuando el proveedor confirmaba que el dinero estaba acreditado en su cuenta el pedido era enviado a producción, ahora, al tener definida la cotización final y dar el visto bueno, el pedido es trasladado a producción de manera inmediata.  La mejora podemos apreciarla en la gráfica que se muestra más abajo (Ver Figura 7).

4.2 Ciclo PHEA 2:  Tiempos Producción

- Causa: Atrasos por coordinación al inicio y al final de la producción

- Solución propuesta:

• Cambiar los términos de Pago con el proveedor en China.
• Estrechar las relaciones personales (confianza) con el proveedor en China.

- Resultados de las acciones y aprendizaje: Las mismas soluciones propuestas nos permitieron obtener una mejora considerable en los tiempos de producción.  Con los nuevos términos de pago y por supuesto con la mejora de las relaciones con el proveedor, a nuestros pedidos se les ha dado prioridad en las plantas de producción, evitando que queden por largo tiempo en cola.  También se ha logrado una mejora considerable en la coordinación antes de iniciar la producción y al finalizar la producción; ahora se gana tiempo trabajando los artes necesarios de los productos mientras se están trabajando y definiendo las cotizaciones, por lo que al tener definida la cotización final y ser enviada a producción, ya se cuentan con los diseños y artes listos para ser trabajados. También se ha mejorado la coordinación de entrega de producto al transportista, antes era necesario esperar a que el producto estuviera listo para que el transportista empezara el papeleo (booking) con el proveedor; ahora el proveedor, gracias a la buena relación que se tiene, hace todo el papeleo aún antes de terminar la producción, para que la entrega al transportista sea de manera inmediata y eficiente.  La mejora podemos apreciarla en la gráfica que se muestra más abajo (Ver Figura 7).

4.3 Ciclo PHEA 3:  Tiempos Tránsito Marítimo

- Causa: Atrasos por trasbordo en Hong Kong

- Solución propuesta:

• Cambiar al operador logístico

- Resultados de las acciones y aprendizaje: Antes del cambio estábamos trabajando con un transportista grande y de renombre, quien maneja carga en cantidades muy grandes, pero por lo general, a clientes pequeños como nosotros los consolidad en Hong Kong, lo que le permite ofrecernos precios competitivos pero los tiempos se incrementan debido a este trasbordo que se trabaja en Hong Kong.

Ahora trabajamos con un transportista, que si lo comparamos con el anterior, es bastante pequeño, pero el ser pequeño hace que nosotros seamos un cliente atractivo, por lo que nos ofrece muy buenas tarifas para garantizar que nos consolidemos con ellos, pero lo más importante es, que en alianza con otros transportistas similares, trabajan embarques directos desde los puertos más importantes de China, por lo que encontramos una mejora considerable en tiempo al no tener que hacer escala en Hong Kong.   La mejora podemos apreciarla en la gráfica siguiente (Ver Figura 7).

Figura 7 Mejora lograda en el proyecto sobre Lead Time en las Importaciones

Paso 3: ¿Qué cambios haremos que resultarán en mejora?

Paso 3: 
¿Qué cambios haremos que resultarán en mejora?

3.1 Nivel de muestreo

Dada la disponibilidad de la información en archivo, para el trabajo se utilizan datos del 100% de las importaciones registradas desde el inicio de operaciones.

3.2 Identificación de causas

• Se hizo un Diagrama de Bloques resumido (Ver Figura 3) de las etapas que abarcan el proceso de la importación, para entender los tiempos que se están tomando en cada una de éstas etapas, y así más fácilmente identificar los bloques en los que se pueden optimizar los tiempos.

• Se hizo un Diagrama de Causa y Efecto (Ver Figura 4) de las posibles causas de las demoras en cada uno de los etapas del proceso, es decir todo factor que este causando que la etapa tome más días en completarse.  A partir de allí se desarrollaron formatos (Ver Figura 5) para levantar datos que permitieran identificar cuantos días toma cada etapa.

• A partir de los datos se construyó un Pareto para poder visualizar los días tomados en cada etapa del proceso de la importación. (Ver Figura 6)  Del Pareto se concluye que 3 de las 4 etapas están tomando más tiempo del que realmente deberían:

                      1.- Transferencia y confirmación de pago del pedido

                      2.- Producción
                      3.- Tránsito marítimo

Figura 3 Diagrama de flujo de las etapas del proceso de importación

Figura 4 Diagrama de causas sobre tiempo adicional en el Lead Time

Figura 5 Formato para el levantado de datos sobre Lead Time en las Importaciones

                 Para conocer la situación actual, se recopilaron datos por medio de hojas de chequeo,como se puede ver 

                 a continuación:

                Luego, se hizo un análisis de los datos para conocer los tiempos reales por etapa en el proceso de la 

                importación.

Figura 6 Pareto antes y después de los cambios para el Lead Time en las Importaciones

Paso 2: ¿Cómo sabremos si un cambio resultará en mejora?

 

Paso 2: 

¿Cómo sabremos si un cambio resultará en mejora?

2.1 Indicadores del proyecto

Para este proyecto se seleccionó un único indicador de éxito el cual es el número de días que se toman desde que se tiene la cotización del proveedor hasta que el pedido es entregado en bodega del cliente.  La definición operativa de este indicador puede verse en la siguiente sección 2.2

2.2 Indicador #1: Lead Time (días)

 - Nombre del indicador:
 Lead Time (días)

 - Descripción y justificación del indicador:
 Se refiere al número de días que se toman desde que ya se puso un pedido al proveedor en China y se cuenta con la cotización final, hasta que éste es despachado en la bodega del cliente en Centroamérica o Panamá.  Una tendencia decreciente en el número de días en dicho indicador reflejarán que las acciones tomadas están surtiendo efecto.

 - Método para obtener el indicador:

1. Revisar las importaciones realizadas (todas) desde el inicio de operaciones en 2,009 y obtener el total de días que tomó el proceso en cada una desde que se tenía la cotización final hasta que el producto fue despachado en bodega del cliente.
2. Mantener actualizado un gráfico que muestre el número de días que tomó el proceso en cada importación, tal y como se muestra en la Figura 1 siguiente.

Figura 1: Lead Time (días) antes de efectuar cambios

2.3 Comportamiento de los indicadores antes de efectuar los cambios

El número de días que tomaba cada importación desde China hacia los países de Centroamérica y Panamá oscilaba entre los 78 y 90 días; el tiempo es tomado desde el momento en que se cuenta con la cotización final hasta que el pedido es entregado en las bodegas del cliente en el país que corresponda.  La Figura 2 muestra dicha línea base.

Figura 2: Línea base del proyecto

Paso 1: ¿Qué estamos tratando de lograr?

                                                                                           

Paso 1: 

¿Qué estamos tratando de lograr?

Reducir el tiempo total que toman las importaciones desde que se cuenta con la cotización del proveedor de la República Popular de China hasta que el producto es entregado en bodega de los clientes en los países de Centroamérica incluyendo Panamá.

Proceso o problema a estudiar: 

El punto de interés es el tiempo (en días) que toma el proceso en cada bloque que lo compone.

Objetivo del proyecto: 

Lograr una mejora considerable en el tiempo (días) que toma realizar una importación desde China, desde que se cuenta con la cotización, hasta que es entregada en la bodega del cliente en cualquiera de los países de Centroamérica y Panamá.

Estudios muestran que los clientes están consientes que las importaciones desde China hacia Centroamérica toman tiempo, y es gracias a la calidad y el precio del producto que están dispuestos a esperar el tiempo que éstas toman.  También han manifestado que estarían dispuestos a pagar un poco más si ésto garantizara un menor tiempo en el despacho; así también garantizan que los pedidos en el año calendario se incrementarían, pues el ciclo de re-pedido disminuiría.

Alcance del proyecto:

 - Se espera que antes de efectuar los cambios se evalúe:

• Tiempos de producción (China)
• Tiempos de tránsito (marítimo)
• Tiempos de nacionalización (país destino)
• Soluciones con su respectivo razonamiento del porqué se consideran apropiadas

 - El proyecto debe abarcar únicamente los tiempos relacionadas a la importación desde que se tiene la cotización del proveedor hasta que el producto es entregado en la bodega del cliente.

 - Ninguna solución debe incrementar el costo de la importación en más de un 10%, que es el valor que se le estaría trasladando al cliente, como un ajuste al precio por la disminución en los tiempos de despacho.

Integrantes del equipo de mejora y equipos de apoyo:

• David Garciasalas - Líder del proyecto
• Rolando Poncio - Contabilidad
• Ofelia Gonzalez - Operador Logístico

Resumen de Informe

El objetivo de éste proyecto fue reducir los tiempos (días) en el proceso de las importaciones que se hacen desde la Republica Popular de China hacia los países Centroamericanos incluyendo Panamá.

Al arrancar el proyecto el tiempo que tomaba el proceso completo de la importación, desde que se obtenía la cotización de China hasta que el producto era entregado en la bodega del cliente oscilaba entre 78 y 90 días.

Luego de analizar detenidamente cada uno de los bloques que componen el proceso de la importación se encontró que era posible hacer mejoras en algunos de ellos, especialmente en los tiempos involucrados antes del arribo al puerto del país destino.

En base al análisis se decidió hacer dos cambios importantes:

• Cambiar los términos de Pago hacia el proveedor en China.
• Cambiar al operador logístico.

Además se decidió tomar una acción trascendental:

• Estrechar las relaciones personales (confianza) con el proveedor en China.

Luego de poner en práctica la acción tomada y efectuar los cambios propuestos, los tiempos de las importaciones empezaron a oscilar entre 51 y 66 días, lo que implica una mejora que va desde el 26% al 34%.